Quando iniciamos um negócio, é normal as dúvidas surgirem sobre quais sistemas, softwares e aplicativos a adotar para fazer com que a empresa tenha boas ferramentas e estabilidade nas tarefas do dia a dia.
Dentre as opções de mercado, o Office 365 se destaca como um dos pacotes mais utilizados do mundo. Já vigora no dia a dia das empresas há décadas.
Criado e mantido pela gigante Microsoft, o Office passou a ser Microsoft 365 que traz ítens de produtividade como o Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint e muito mais, tudo em um só lugar.
Já é utilizado por uma grande porcentagem das grandes empresas. Para as pequenas e médias empresas, pode ser um passo ainda mais importante. Trata-se de usar sistemas e softwares dentro da legalidade, por um custo/benefício excelente.
O Microsoft 365 traz automatização, melhora os processos, permite melhor controle de atividades de toda a equipe, a colaboração. Sabendo disso, vamos tratar um pouco sobre as quatro principais vantagens de usar o Microsoft 365.
1. Plataforma Centralizada
Ao adquirir o pacote do
Microsoft 365, a Microsoft disponibiliza um leque vasto de ferramentas para a sua equipe, possibilitando o gerenciamento de identidade único, armazenamento de dados, aplicativos de forma unificada.
A principal vantagem de ter tantas opções na mão é a mudança natural para outro serviço à medida em que seu negócio for crescendo e exigindo essa mudança. Nesse sentido, para as pequenas e médias empresas, existe a vantagem da não sobrecarga.
É normal querer acessar e assinar todos os serviços possíveis quando se inicia um negócio, mas, nem sempre é a melhor das ações. A opção do Microsoft 365 para pequenas e médias empresas ajuda a ter tudo que é necessário em uma dosagem correta de acordo com a sua evolução.
2. Acesso aprimorado
Uma das razões mais importantes para adotar o pacote é saber que, todos os colaboradores poderão utilizar dos recursos padronizados, facilitando a curva de aprendizado e o ambiente colaborativo. A empresa garante tudo que é necessário para o acesso às ferramenta de qualquer lugar com muitos recursos de segurança, seja no empresa ou no home office.
O seu e-mail possuirá a mesma base/banco de informação em qualquer dispositivo ou lugar, com o serviço do Microsoft Exchange Online, incluso na maioria dos pacotes do Microsoft 365.
Os seus arquivos e diretórios compartilhados por equipes/departamentos, estarão disponíveis para acessar do celular, de um navegador e/ou sincronizados a um computador, permitindo uma independência do local físico da empresa com o Microsoft Sharepoint.
Um chat/conferência que adotará suas regras e valores com o Microsoft Teams, habilitando seus colaboradores de realizar uma reunião com seus clientes, uma reunião interna, um canal para segmentar determinados assuntos e até construir uma live.
3. Segurança
No Microsoft 365, todos os aplicativos que você já conhece e usa desde o início da vida digital, estão disponíveis em modo premium. Isso significa que, no dia a dia, você vai ter funcionalidades com mais segurança e recursos que se integram no dia a dia.
O uso da versão Microsoft 365 Business Premium, é o início de uma proteção avançada para sua equipe, com ela os computadores da sua empresa, poderão se autenticar usando o e-mail, podemos barrar que nenhum usuário possa ser usado fora do país sem autorização.
O item revolucionário nesta versão Premium é o
AIP (Azure Information Protection), contempla a proteção dos dados para que não exista vazamento da informação entre departamentos e ou fora da empresa, evitando a exposição e reputação da sua equipe.
Por fim, essa versão contempla alertas e regras de negócio que ajudam na
LGPD, como alertar e/ou bloquear o uso dos dados sensíveis como RG e CPF com pessoas não autorizadas.
4. Ganho de tempo e produtividade
Gerenciar e utilizar diversos aplicativos que possuem usabilidade e funcionalidades diferentes gera uma necessidade de tempo que muitas vezes sua equipe não possui.
Por meio do office 365, a equipe passa a trabalhar em cima de um único ecossistema, responsável por unificar todos os processos e arquivos necessários e mais importantes. Nesse sentido, além de ganhar tempo, o ganho de produtividade é evidente.
Itens como PowerAutomate, PowerBI e possuir todos os usuários da sua equipe para conceder a visualização, compartilhamento por e-mail, chat e notificações, criará um ambiente de fácil manuseio e comunicação sem ruídos.
