sharepoint

1. Comece Por uma lista de informações dos arquivos a serem migrados.

Quantos gigabytes você migrará?

  • Tabule as pastas/diretórios que possue.
  • Calcule quantos gigabytes (GB) cada uma pesa.
  • Execute programas que auxiliem a listagem de pastas e tamanho.
  • Avalie com os gestores dos departamentos que administram o conteúdo se todo o conteúdo é utilizável ou pode se separar gerar um arquivo morto.

Qual a quantidade de arquivos?

  • Calcule quantos arquivos possui o total da organização.
  • Organize por setor ou times organizacionais a quantidade que será sincronizada, respeitando o limite de 300.000 arquivos sincronizados, portanto assegure de deixar uma boa sobra para o crescimento do setor/time, sugerimos trabalhar com 200mil arquivos.

Limitações

  • O sistema operacional e de sincronização de arquivos possui uma limitação de 400 caracteres do caminho total, exemplo:
    “C:usersblocktimenomedasuaorganizacaofinanceiroplanilha.xlsx” contem 64 caracteres, e está apto e compatível.
  • O tamanho máximo de um arquivo para ser enviado (upload) é de 250GB.
  • Os seguintes caracteres são proibidos:
    ” * : < > ? / |
  • O SharePoint concede 1TB de dados para todo painel e depois 10 GB por usuário compatível.

Hierarquia e Permissões

Apesar de ser possível organizar permissões dentro da central de documentos do sharepoint, não recomendamos, pois existe limitações futuras e aumenta a complexidade, tempo gasto com nível de gerenciamento, verificações rotineiras para não perder o controle.

Recomendamos organizar as permissões dos sites por grupos de segurança do Microsoft 365, assim quando iniciar ou remover um usuário da organização ou da função, basta remover o usuário do grupo e automaticamente o diretório será dessincronizado da estação.

Consulte a Blocktime Tecnologia para um projeto otimizado e assertivo

2. Requisitos de software e hardware para executar o Sharepoint

Possua o inventário da sua organização em mãos.

Tenha ferramentas de monitoramento de uso de CPU e Memória para analisar previamente o quanto você utiliza antes da migração.

Recomendamos a seguinte configuração:

Processador de no máximo 5 anos de vida.

Processador da categoria Intel i5 ou AMD Ryzen 5 (4 núcleos)

16GB de memória RAM

Armazenamento em SSD (Solid State-Drive) com 40% livre da capacidade total.

3. Criação dos sites/diretórios do Sharepoint

A criação dos sites deve ser cuidadosamente organizada de acordo com as permissões de compartilhamento, pois uma vez criado o site de acordo com o modelo, ele é imutável para mudar o seu modelo.

Os modelos de sites são:

Site de equipe – integra grupos criados a todos recursos e aplicativos do Microsoft 365 e quais podem ser compartilhados para uso externo ou convidados.

Site de Comunicação – objetiva estabelecer um canal de alertas, comunicação internas.

Central de documentos – objetiva organizar documentos como um servidor de arquivos somente para uso interno.

4. Qual tipo de segurança você precisa?

A segurança dos seus arquivos é de responsabilidade de todos, mas principalmente do técnico que deve informar as possibilidades existentes para proteger os dados da empresa e seguem elas:

Alertas

Crie regras e alertas para o setor de compliance da sua empresa em caso de compartilhamentos externos e ou dados sensíveis.

Rótulos de DLP

Crie políticas de rótulos para proteger que se o dado for enviado fora da organização, não consiga ser aberto sem uma autenticação.

Bloqueios de acessos condicionais

Crie politicas para somente o computador da sua organização poder entrar na conta do Sharepoint, não permitindo que os colaboradores acessem os dados da empresa de computadores sem antivírus ou homologados.

Consulte a Blocktime Tecnologia para um projeto otimizado e assertivo

5. Qual licenciamento

  • Enumere quantas e quais pessoas acessarão o recurso do Sharepoint.
  • Valide qual tipo de segurança aplicará para organizar qual licença você deve contratar, nem todas as licenças oferecem todos os recursos de segurança citado.
  • Valide o tamanho em GB que pretende migrar e se necessário compre espaços adicionais.

  • Veja as licenças mais utilizadas:

    1. Microsoft 365 Basic
    2. Microsoft 365 Standard
    3. Microsoft 365 Business Premium
    4. Microsoft 365 E3
    5. Microsoft 365 E5